İhracat, uzun vadeli ve istikrar gerektiren bir süreçtir ve yedi önemli aşamadan oluşur.

1- Dış Ticaret Departmanının Kurulması:

Firmanın dış ticaret departmanı, maliyetli ve nitelikli insan gücünün elde edilmesi açısından en zorlu departmanlardan biridir. Yeni başlayan bir ihracat firması için dış ticaret departmanı aşağıdaki şekilde düzenlenmelidir:

Dış Ticaret Müdürü: Departman hedeflerinin belirlenmesi, stratejilerin geliştirilmesi ve alt kademenin yönetimi ve denetlenmesi gibi sorumlulukları bulunur. Dış Ticaret Satış ve Pazarlama Sorumlusu: Yurtdışındaki müşterilerle ilişkilerin geliştirilmesi, yeni müşterilerin bulunması gibi temel görevlere odaklanır. Dış Ticaret Operasyon Sorumlusu: İhracat için gerekli evrakların sağlanması, lojistik ve üretim arasında koordinasyonun sağlanması gibi görevleri üstlenir. Küçük ve orta ölçekli firmalarda bu yapı yeterlidir. Ancak ihracat hacmi arttıkça her bölge için ayrı “Dış Ticaret Sorumlusu” görevlendirilmeli ve operasyon işleri lojistik, gümrük ve sipariş takibi gibi alanlarda ayrılmalıdır.

2- Fizibilite Analizi:

Dış ticaret departmanının oluşturulmasından sonra yapılması gerekenler şunlardır:

Firmanın kurumsal kimliğinin tamamlanması: Web sayfa düzenlemeleri, logo ve marka çalışmaları gibi işlemlerin yapılması. Firmanın kapasite durumunun analizi: Üretim miktarı, finansal yapı, nakit akışı, hammadde temini gibi kaynakların analiz edilmesi. Firmanın kısa, orta ve uzun vadeli beklentilerinin belirlenmesi ve mevcut kaynakların dışında finansman ve diğer kaynaklara ihtiyacının olup olmadığının belirlenmesi.

3- Hedef Pazar Seçimi ve Hazırlık:

En önemli hatalardan biri, tüm dünyaya satış yapmaya çalışmak yerine odaklanılması gereken hedef pazarların belirlenmemesidir.

Hedef pazarların seçilmesi. Hedef pazarların demografik, sosyal, politik ve ekonomik faktörler açısından analiz edilmesi.

4- Dış Ticaret Stratejisinin Belirlenmesi:

Belirlenen hedef pazarlara göre kısa, orta ve uzun vadeli stratejilerin belirlenmesi. Hedef pazardaki lisans, standartlar, kalite belgeleri ve sertifikasyonların uygunluğunun sağlanması. Patent, ticari marka ve telif hakları konularında düzenlemelerin yapılması. Vergiler, gümrük vergileri, harçlar, kotalar ve diğer ticari engellerin belirlenmesi. Fiyat listesi oluşturulması. Finansman kaynaklarının bulunması. Fuarların organize edilmesi. Dağıtım kanallarının belirlenerek pazar yapısının analiz edilmesi.

5- Müşteri Bulma:

Potansiyel alıcıların belirlenmesi ve müşterilerle iletişime geçilmesi. Fiyat tekliflerinin sunulması. Satışın gerçekleştirilmesi.

6- Fiili İhracat Aşaması:

Ödeme yöntemine bağlı olarak ödemenin kesinleştirilmesi, üretimin yapılması, yüklemenin gerçekleştirilmesi ve yükleme evraklarının hazırlanması. İhracatçının risklerini kapsayan şekilde yüklemeye ilişkin sigortanın yapılması. 

7- İhracat Sonrası:

Müşteri ilişkilerinin devam ettirilmesi, rutin fuar ve müşteri ziyaretlerinin gerçekleştirilmesi. Bu aşamalar genellikle takip edilen bir sırayı temsil etse de bazı durumlarda iç içe geçebilir veya farklılık gösterebilir. İhracat yapmak isteyen bir firma, bu aşamaları dikkate alarak adım atmalı ve uzun vadeli başarı ve karlılık elde etmelidir.